Miniportret

Na het opstarten van mijn computer begin ik altijd met de binnengekomen mails te lezen. Ook is het heel belangrijk dat ik check of er afspraken verzet moeten worden of zelfs niet door (kunnen) gaan. Vervolgens ga ik met mijn manager in overleg en nemen we samen de activiteiten en agenda van komende week door. 

Via Teams hebben we met de 5-koppige werkgroep wekelijks overleg over de organisatie en  voorbereiding van de Roadshows. Op zo’n moment houd ik het takenbord bij. Afhankelijk van de gemaakte afspraken pas ik deadlines aan en noteer ik kort bij ieder actiepunt (dat in Teams een kaartje wordt genoemd) wat er besproken is, en maak ik nieuwe kaartjes aan. Na het overleg gaan we allemaal weer aan de slag met de dagelijkse werkzaamheden. In mijn geval betekent dat vaak dat ik diverse punten uit het overleg enthousiast en energiek oppak, want dat doe ik heel graag.

Als het even kan en er ruimte in de agenda is, drink ik op dit tijdstip graag een cappuccino. Vaak samen met mijn man Dennis, want hij werkt voornamelijk vanuit huis. We spelen dan standaard een potje Yahtzee.

Ergens tussen 12 en 13 uur is het lunchtijd. Op dinsdagen werk ik normaliter thuis en mijn man ook. Wij lunchen dan vaak samen. Tijdens de lunch spelen we een potje Yahtzee; je kunt ons met recht “Yahtzee verslaafden” noemen. ’s Ochtends nog voordat ik aan de slag ga, spelen we bij het ontbijt al een spelletje. Onze kids spelen graag mee, wanneer ze toevallig thuis zijn. Ben ik op kantoor, dan lunch ik de ene keer met collega’s van Communicatie, en de andere keer ga ik een stuk wandelen met mijn collega’s van het bestuursbureau.

Dit project wordt geleid door een kernteam van drie personen. Mijn taken komen in grote lijnen overeen met mijn rol bij de Roadshows: het in goede banen leiden van de overlegmomenten, zicht houden op de randvoorwaarden en de voortgang bewaken. Verder regel en beheer ik diverse acties zelf, zodat het project daadwerkelijk goed loopt en op de dag zelf alles geregeld is.

Wanneer ik thuis werk laat ik, als de agenda het toelaat, regelmatig onze hond Nala uit. Zeker als het mooi weer is, vind ik dit een fijne onderbreking van de werkdag. Even een frisse neus en vitamine D opdoen en luisteren naar het getjilp van de vogels. Tijdens zo'n uitlaatrondje ontstaan er vaak goede ideeën of oplossingen. Zodra ik weer thuis ben, ga ik hier snel en enthousiast mee aan de slag. Ook al vind ik het lastig om te pauzeren, zeker als ik thuiswerk, toch merk ik dat het juist daarom echt zinvol is om regelmatig even los te komen van je werk.

Als MOS (dit is onze roepnaam binnen de organisatie) hebben we met een groot aantal afdelingen van het CIZ te maken. Zo heb ik heel regelmatig contact met mijn collega's van het bestuursbureau. Om alles in goede banen te leiden vervult ook de afdeling Facilitaire Zaken een belangrijke rol. Verder spreek ik regelmatig met afdelingen als Human Resources Management (HRM), Communicatie, de Privacy Officer en de servicedesk.

Uiteraard overleg ik ook met mijn andere MOS-collega's. Dat gaat dan vooral over onderlinge afstemming, taakverdeling en hoe we ons werk efficiënter en effectiever kunnen maken. Dat is en blijft voor mij altijd de uitdaging. Mijn motto is: "laat de computer zoveel mogelijk taken automatiseren en toegang bieden tot informatie en communicatie." Dat werkt mijns inziens een stuk sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en beter dan een notitieblokje.

Aan het einde van de dag kijk ik altijd wat er de volgende dag in de agenda staat. Zowel voor mijn manager als mijzelf. Vervolgens loop ik mijn digitale to-do-lijst door. Ik noem het mijn externe geheugen: alles wat ik moet doen, staat hierin. Afhankelijk van hoe je het instelt, krijg je een melding dat bepaalde taken binnenkort afgerond moeten zijn. Zodoende kan ik me volledig concentreren op mijn taken, zonder te twijfelen of het overzicht er is.

Daarna sluit ik de laptop af en zorg voor een opgeruimd (het liefst een leeg) bureau, want dat vind ik erg prettig bij het opstarten de volgende werkdag. Een opgeruimd bureau, zorgt voor een opgeruimd hoofd.