Secretaresse Raad van Bestuur (CIZ)

Administratief | Secretarieel | Telefonie

Utrecht

32-36 uur

€ 3114,87 - € 4.428,48

Secretaresse Raad van Bestuur (CIZ)

Administratief | Secretarieel | Telefonie

Utrecht

32-36 uur

€ 3114,87 - € 4.428,48

Vrouw belt met mobiele telefoon

Wat ga je doen?

Het CIZ voelt voor mij (Natasha) als een grote familie: bij mijn start kreeg ik een warm ontvangst en nog elke dag werken we voor maar vooral ook met elkaar samen. Als bestuursbureau maar ook als secretariaat hebben we 1 doel waar we ons elke dag voor inzetten: ondersteuning van het bestuur in de breedste zin van het woord. En juist deze afwisseling in taken is wat het werk zo leuk maakt!

Samen starten we de dag op om te bepalen wat ons te wachten staat, wat er moet gebeuren en waar we elkaar bij kunnen helpen. De ene dag ben je bezig met agendabeheer en acties voor diegene die je ondersteunt, waar de andere dag gevuld is met het voorbereiden van een bestuurlijk overleg en het notuleren van het managementoverleg. We maken tijd voor het vormen van een team en de ontwikkeling van ons secretariaat. En natuurlijk is er ruimte voor ontspanning: de dagelijkse wandeling in de pauze, samen een lekkere koffie in het bedrijfsrestaurant halen of genieten van je vrije dag of vakantie. En dat laatste kan zonder zorgen, daar je collega’s ervoor zorgen dat het werk gewoon wordt opgepakt. In overleg kun je natuurlijk ook hybride werken zodat je ook ruimte hebt voor balans.

Als secretaresse Raad van Bestuur speel jij een sleutelrol in het ondersteunen van de Raad van Bestuur, de bestuursadviseur, de bestuurssecretaris en de teamcoach van het bestuursbureau. Je bent functioneel ondersteunend aan maximaal twee personen, afhankelijk van de verdeling die jullie drie onderling maken. Indien een collega secretaresse afwezig is, dan ben jij de vervanger tijdens haar afwezigheid. Jij bent professioneel, een verbinder, klantgericht en neemt graag initiatief! Met jouw organisatietalent regel je alles tot in de puntjes en pak je proactief kansen en uitdagingen op. De afwisseling en dynamiek in deze rol geven jou energie. Nadrukkelijk een uitdagende omgeving waar geen dag hetzelfde is!

Je faciliteert het bestuur in de breedste zin van het woord, zodanig dat zij hun werk goed en in onderlinge verbinding kunnen doen. Je vindt het leuk om zelf je weg te vinden en contacten te onderhouden, zowel intern als extern. Je bent gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat. Het is een zelfstandige, veelzijdige en uitdagende functie waarin je in verbinding staat met zowel collega’s uit alle geledingen binnen het CIZ als met externe partijen.

  • Concreet ga jij je bezighouden met onder andere de volgende werkzaamheden:
  • Complex agendabeheer;
  • Notuleren;
  • Secretariële en organisatorische ondersteuning aan het Bestuur(sbureau);
  • Het plannen en voorbereiden van in- en externe overleggen en evenementen;
  • Proactieve mailbehandeling en -afhandeling, van diegenen die je ondersteunt;
  • Voorbereiding, verslaglegging en nazorg (bewaking vervolgacties & besluitvorming) van interne overleggen;
  • Tijdige behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie inclusief opstellen van documenten;
  • Fungeren als vraagbaak voor collega’s en externe partijen;
  • Het optimaliseren van zowel de eigen werkprocessen als die binnen het bestuurssecretariaat;
  • Fungeren als gastvrouw bij vergaderingen en overleggen;
  • Administratieve taken op het gebied van personeels-, facturen- en orderadministratie.

Word jij onze nieuwe collega? Solliciteer dan direct! Wil jij telefonisch indrukken opdoen en aanvullende vragen stellen? Neem direct telefonisch contact op met Natasha Heijmans van der Snee, secretaresse Raad van Bestuur, via 088 789 3235 of met Jolanda van Velsen, teamcoach, (ook whatsapp) via 06 41 61 24 84 of per email jolanda.van.velsen@ciz.nl.

Wat breng jij mee?

Wij zoeken een collega die ervan houdt om in een dynamische omgeving te werken, en daar flexibel mee om weet te gaan. Iemand die zich durft te laten zien, in woorden en daden. Je staat open voor vernieuwing en komt zelf ook met suggesties. Je vindt het fijn als je anderen kunt helpen en bent ook niet bang om een afwijkende mening te laten horen.

  • Je hebt hbo werk- en denkniveau;
  • Je bent digitaal vaardig en hebt bij voorkeur een goede kennis van het MS Office365 pakket, Teams en iBabs, Afas, Sharepoint;
  • Je hebt een aantal jaren werkervaring als secretaresse van één of meer bestuurders, directeuren of hoger management of in een vergelijkbare functie;
  • Je hebt ervaring/affiniteit met verslaglegging van overleggen.

Jouw competenties

  • Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je werkt gestructureerd;
  • Je bent een ster in plannen en organiseren en weet hierbij te prioriteren;
  • Je houdt van onvoorziene zaken en kunt hier goed op anticiperen;
  • Je werkt proactief, oplossingsgericht, bent servicegericht en je neemt graag verantwoordelijkheid;
  • Je bent organisatie- en omgevings-sensitief en zet dit in bij de uitvoering van je werk;
  • Je bent toegankelijk en kunt goed samenwerken;
  • Je bent integer en werkt secuur;
  • Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk met flair en overtuiging.
Benieuwd naar het team? Lees hier meer

Wat bieden we jou?

We bieden een uitdagende, interessante en afwisselende functie in een dynamische werkomgeving voor 32-36 uur per week (bij voorkeur de dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag). De startdatum is bespreekbaar, bij voorkeur zo snel als mogelijk. We helpen en faciliteren je in jouw eigen ontwikkeling binnen je loopbaan en ambitie, onder andere met een persoonlijk ontwikkelbudget.

De arbeidsvoorwaarden zijn: Salarisrange van 3114,87 tot € 4.428,48 bruto per maand (schaal 50 cao CIZ) op basis van een 36-urige werkweek.

Verder bieden we je

Goede werk-privé balans: flexibele werktijden en hybride werken;

Een thuiswerkbudget van € 890,- netto om een Arbo verantwoorde thuiswerkplek in te richten;

Persoonlijke groei, inzicht en regie over je eigen ontwikkeling via e-learning van Goodhabitz;

Goede werkplekvoorziening waaronder laptop en mobiele telefoon;

Een Fit Voor Werk budget van €2.000,- (o.b.v. 36 uur) per jaar voor extra verlof, opleiding of producten/diensten om fit te blijven;

8% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag;

23,5 vrije dag o.b.v. 36 uur en de ruimte om nationale feestdagen om te ruilen;

Collectief pensioen bij ABP, het CIZ neemt 70% van de premie voor haar rekening;

Reiskostenvergoeding;

Thuiswerkvergoeding.

De cao is gelijk. Toch is iedereen anders.

In onze cao kun je de volledige arbeidsvoorwaarden vinden. 

Bekijk de cao van het CIZ
Man op bank kijkt naar vrouw

Contactpersonen

Herken jij jezelf in dit profiel? We nodigen je van harte uit om contact met ons op te nemen of direct te solliciteren. We zien je reactie, voorzien van een motivatie, zo spoedig of op de uiterste sollicitatiedatum graag tegemoet.

Dagelijks (werkdagen) beoordelen wij de binnengekomen sollicitaties. Bij een positieve beoordeling nemen wij direct contact op met de intentie om een sollicitatiegesprek te plannen. Wij gaan graag in gesprek met sollicitanten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het werk- en denkniveau/opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Heb je nog vragen over de functie of onze werkcultuur? Bel met Natasha Heijmans van der Snee, secretaresse Raad van Bestuur, via 088 789 3235 of met Jolanda van Velsen, teamcoach, via 06 41 61 24 84. Heb je vragen over de procedure? Bel of whatsapp met onze recruiter Jeffry Proost via 06 – 18 55 77 70.

De wet is de basis van ons werk, maar de mens is ons uitgangspunt. Want iedereen is anders. Het CIZ wil iedereen de zorg toekennen die bij hen past. Omdat we met verschillende mensen te maken hebben en als organisatie altijd in beweging zijn, zien we diversiteit ook graag terug in ons personeelsbestand. Verschillend in wie je bent, van wie je houdt, waar je vandaan komt, waar je in gelooft of van droomt. Maar hetzelfde in onze missie; het zijn van een eerlijke en rechtvaardige poortwachter waarbij iedere cliënt zich in ons herkent en zich gezien, gehoord en geholpen voelt. De vacature staat open voor iedereen die zich hierin herkent. Het hebben van een arbeidsbijzonderheid mag geen argument zijn om niet op een vacature bij onze organisatie te reageren. Heb je behoefte aan extra informatie rond een vacature in relatie tot jouw arbeidsbijzonderheid? Neem dan contact op met de contactpersoon in de vacature.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Het sollicitatieproces in 5 stappen

Je hebt op een vacature gereageerd of een open sollicitatie achter gelaten. We streven ernaar je zo snel mogelijk, soms nog vóór de sluitingsdatum, te voorzien van een terugkoppeling. Want solliciteren is soms spannend en dus laten we je niet te lang wachten. Afhankelijk van het aantal reacties, doen we ons best om iedereen binnen 1 week na de sluitingsdatum een bericht te sturen. 

Je wilt ons graag beter leren kennen en wij jou! In het eerste sollicitatiegesprek, digitaal of op een van onze kantoren, vertellen we je graag meer over het CIZ, de functie en het team. Als jij hier een goed beeld van hebt gekregen, stellen we je wat vragen over je werkervaring en persoonlijkheid om in te schatten of we een match zijn.

We zijn na het eerste gesprek van beide kanten nog enthousiaster geworden! In het vervolggesprek duiken we wat verder de diepte in met elkaar om te ontdekken of een duurzame relatie in de maak is.

Ja! Dat was jouw reactie toen we je belden om te vragen of je onze nieuwe collega wordt. En dus is het tijd voor de laatste stap: het aanbod. Telefonisch of per mail ontvang je een voorstel en heb je de gelegenheid om vragen te stellen.

Onze HR afdeling vraagt een 'Verklaring Omtrent Gedrag' aan en start de screening. Op je tweede werkdag leg je de Eef of belofte af als ambtenaar van de overheid.